Aplikace zpětné vazby je nástroj, který umožňuje jednoduchým způsobem vyjádřit spokojenost nebo nespokojenost s poskytovanými službami. Není určena pro podrobný sběr podnětů či rozsáhlé dotazníkové šetření, ale pro rychlé zachycení základních postojů uživatelů.
¶ 1.Popis aplikace
Zpětná vazba je moderní modulární nástroj určený pro získávání, správu a analýzu dat získaných od uživatelů informačních systémů (ve středních a velkých orgánech veřejné správy.
Primárně uživateli umožňuje v jakýkoliv okamžik komentovat příslušnou stránku a její funkcionalitu či obsah.
Nabízí uživatelsky přívětivé rozhraní, vysokou míru automatizace a efektivní integrace do webového rozhraní libovolného informačního systému např. agendových portálů nebo informačních webů).
Dotazník je rozdělen do dvou hlavních částí. První část obsahuje jednotný soubor otázek, které jsou společné pro všechny informační systémy (standardizovaná část). Otázky se zaměřují na obecné aspekty uživatelské zkušenosti (srozumitelnost, přehlednost, užitečnost informací, důvod návštěvy atd.).
Systém podporuje sběr zpětné vazby a zároveň zajišťuje bezpečné a transparentní zpracování. Ochrana je nastavena podle typu uživatele a účelu zpětné vazby:
- Veřejnost (neregistrovaný uživatel) může poskytnout obecnou zpětnou vazbu.
- Správce sekce zpětné vazby zodpovídá za správu zpětných vazeb, nastavení dotazníku, tokenizaci a vyhodnocování výsledků.
- Administrátor může nastavit upravovat sekci „Hlavní obsah“ a provádět nastavení modelu AI
Aplikace umožňuje:
- jednoduché vyplnění a odeslání zpětné vazby uživatelem
- správu názvů a propojení zpětné vazby s konkrétními webovými portály
- tvorbu a úpravu anket (formulace otázek, volba vizualizace hodnocení – smajlíky, číselná škála)
- výběr kategorií důvodů nespokojenosti, včetně možnosti uvést vlastní komentář
- odeslání prtscreenu od uživatelů
- vyhodnocování dotazníků (počet hlasujících, četnost odpovědí)
Výstupy jsou sumarizovány za jednotlivé webové stránky/ portály a slouží jako podklad pro zlepšování kvality poskytovaných služeb.
Vyhodnocování dotazníků
Statistiky jsou vytvářeny na základě jednotlivých tokenizovaných zpětných vazeb. Každá statistika proto zahrnuje pouze údaje z jedné konkrétní zpětné vazby vztahující se k jedinému tokenu. Tento token obsahuje data ze svého příslušného widgetu, který je vložen na jednotlivých webech či konkrétním webu. Správce sekce tak vidí detailní informace vázané na své vlastní tokeny.
Pro přehled na vyšší úrovni je k dispozici globální statistika v dashboardu administrátora, která zahrnuje souhrnné údaje ze všech tokenů a zpětných vazeb napříč celým systémem.
¶ 2. Přihlášení a přístup
Při vstupu do aplikace AZV se uživateli zobrazí přihlašovací stránka Portálu kompetenčních center.
Na této stránce je možné zvolit metodu přihlášení. Všechny metody vedou do stejného prostředí AZV a v případě, že má účet přiřazenou roli Správce sekce, zpřístupní se mu administrační funkce.
K dispozici jsou čtyři možnosti přihlášení:
- přihlášení pomocí DIA účtu – Azure AD
- přihlášení pomocí JIP/KAAS
- přihlášení pomocí CAAIS
- přihlášení pomocí NIA
2.1 Přihlášení pomocí DIA účtu – obr. 2
Pokud jste zaměstnanec Digitální a informační agentury (DIA), můžete zvolit přihlášení pomocí interní identity.
- Klikněte na možnost DIA účet.
- Otevře se formulář pro zadání přihlašovacích údajů.
- Zadejte své služební jméno/e-mail a heslo a potvrďte tlačítkem „Přihlásit se“.
2.2 JIP/KAAS – přihlaste se zadáním přihlašovacích údajů a stiskem tlačítka „Přihlásit se“
2.3 CAAIS - přihlaste se zadáním přihlašovacích údajů a stiskem tlačítka „Přihlásit se“
2.4 NIA - přihlaste se zadáním přihlašovacích údajů a stiskem tlačítka „Přihlásit se“
Obr. 2
¶ 3. Úvodní obrazovka po přihlášení
Úvodní stránka systému zpětné vazby – obr. 3
Po úspěšném přihlášení se zobrazí úvodní stránka systému.
Uživatel (správce sekce - user) zde vidí základní funkce, které má k dispozici:
- Tvorba dotazníku – umožňuje vytvářet nové dotazníky.
- Seznam dotazníků – správa již vytvořených dotazníků.
- Tokenizace dotazníků – nástroj pro generování embedovatelných widgetů.
- Nastavení – Slouží k zadání API klíče a přednastavení AI modelu pro asistenta při tvorbě dotazníků. Spravovatelné jen v účtech typu „admin“.
V pravém horním rohu je zobrazen přihlášený účet. V tomto příkladu je k účtu přiřazena role user, která určuje základní funkcionalitu aplikace.
Obr. 3
¶ 4. Tvorba dotazníku
¶ 4.1 Formulář pro vytvoření nového dotazníku pomocí AI – obr. 4
V této sekci může správce založit nový dotazník. Slouží k popisu základních parametrů budoucí zpětné vazby.
Dostupná pole a možnosti:
- Název dotazníku – povinné pole, stručně vystihuje účel dotazníku (např. „Vytvoř mi zpětnou vazbu na UI/UX“).
- URL (nepovinné) – zde lze uvést adresy, ke kterým se dotazník vztahuje; více adres je možné oddělit čárkou.
- Tagy (klíčová slova) – slouží pro upřesnění tematických oblastí v dotazníku (např. navigace, vyhledávání, přístupnost, formuláře).
- Tlačítko „AI: Navrhnout dotazník“ – využívá integrovanou funkci pro automatické vytvoření návrhu dotazníku na základě zadaných údajů. Návrh je viditelný v dalším kroku.
Po vyplnění těchto údajů lze pokračovat do detailního nastavení dotazníku, kde se definují otázky, typy odpovědí a vizualizace hodnocení.
Obr. 4
¶ 4.2 Krok 1: Základní informace
Vyplnění názvu a popisu průzkumu – obr.5
Prvním krokem při tvorbě dotazníku bez pomoci (AI: Navrhnout dotazník) je zadání základních informací. Tyto údaje slouží k jednoznačné identifikaci průzkumu a k jeho správnému zobrazení uživatelům.
- Název průzkumu* – povinné pole.
- Zadejte stručný a výstižný název, který jasně popíše účel dotazníku (např. „Spokojenost s vyřízením žádosti“).
- Tento název se zobrazuje uživatelům při vyplňování zpětné vazby.
- Popis průzkumu – nepovinné pole.
- Slouží k detailnějšímu vysvětlení účelu a obsahu průzkumu.
- Vhodné je stručně uvést, proč je zpětná vazba sbírána a jak bude využita (např. „Vaše názory nám pomohou zlepšit kvalitu poskytovaných služeb“).
Doporučení: Název udržujte krátký a jasný, popis napište jednoduchým jazykem bez odborných výrazů, aby byl srozumitelný všem uživatelům.
Po vyplnění těchto polí je možné pokračovat k dalším krokům tvorby dotazníku, kde se definují konkrétní otázky a možnosti odpovědí.
Součástí každého dotazníku je také povinná sekce definovaná v části Globální dotazníky. Tato sekce není spravovatelná z pozice uživatele s rolí user – její obsah je nastaven centrálně a zůstává vždy součástí všech průzkumů. V kroku 2: Stavba průzkumu je označena jako „Hlavní obsah“.
Obr. 5
¶ 4.3 Krok 2: Stavba průzkumu - Popis ovládacích prvků při tvorbě dotazníku – obr. 6
4.3.1 – AI: Navrhnout dotazník
Tlačítko spustí automatické vytvoření návrhu dotazníku pomocí integrované AI. Návrh vychází z vyplněných údajů (název, URL, tagy).Nástroj pro navržení dotazníku je identický jako v prvním kroku tvorby dotazníku.
4.3.2 – Zpět
Vrací uživatele o krok zpět v procesu tvorby dotazníku.
4.3.3 – Uložit dotazník
Umožňuje uložit aktuálně vytvořený dotazník. Tlačítko je dostupné jak v horní části obrazovky, tak ve spodní části pro rychlý přístup.
4.3.4 – Přidat krok
Slouží k přidání nového kroku v rámci dotazníku. Každý krok může obsahovat jednu nebo více otázek.
4.3.5 – Smazat krok
Odstraní označený krok z dotazníku.
4.3.6 – Krok (uživatelská sekce)
Zobrazuje pořadí a název aktuálního kroku. Kliknutím lze krok aktivovat a následně do něj vkládat otázky.
4.3.7 – Bloky v kroku
Zobrazuje počet stavebních bloků (otázek) vložených do daného kroku.
4.3.8 – 5-bodové hodnocení
Stavební blok pro hodnocení pomocí 5 úrovní (smajlíky).
4.3.9 – Jedna odpověď
Stavební blok s uzavřenou otázkou a jednou hlavní odpovědí. Uživatel může zvolit právě jednu možnost.
4.3.10 – Více odpovědí
Stavební blok s uzavřenou otázkou, kde lze označit více možností současně.
4.3.11 – Textové pole
Stavební blok pro otevřenou otázku. Uživatel má možnost zadat volný text nebo komentář.
4.3.12 – Nadpis sekce
Slouží k vložení názvu nebo popisu části dotazníku. Vhodné pro strukturování delších dotazníků do logických sekcí.
Poznámka: Pokud správce použije tlačítko „Zpět“ bez uložení, může dojít ke ztrátě posledních úprav.
Obr. 6
¶ 5. Seznam dotazníků
Přehled všech vytvořených dotazníků – obr.7
Stránka zobrazuje seznam všech dotazníků, které uživatel vytvořil nebo spravuje. Umožňuje jejich filtrování, úpravu i odstranění.
Hlavní části obrazovky: Popis prvků na stránce
- Vyhledávání a filtrování
- Vyhledávací pole „Hledat název/popis“ – umožňuje rychle najít konkrétní dotazník.
- Filtr podle statusu – výběr z možností (např. Koncept, Aktivní, Pozastaveno, Dokončeno).
- Filtr podle data vytvoření – možnost nastavit období pomocí kalendáře.
- Tlačítka Filtrovat a Reset – spuštění nebo vymazání nastavených filtrů.
- Tabulka dotazníků
Obsahuje sloupce:- Datum a čas – kdy byl dotazník vytvořen.
- Název – název dotazníku zadaný při jeho tvorbě.
- Vlastník – identifikace účtu, který dotazník vytvořil.
- Status – aktuální stav dotazníku (Koncept, Aktivní, Pozastaveno, Dokončeno).
- Aktivní tokeny – informace, zda jsou pro dotazník vygenerovány tokeny.
- Vytvořeno – datum a čas prvotního vytvoření.
- Upraveno – datum a čas poslední změny.
- Akce – dostupná tlačítka pro správu dotazníku:
- Upravit – otevře dotazník k dalším úpravám.
- Smazat – odstraní dotazník ze systému (po potvrzení).
Obr. 7
Doporučení pro správce:
- Při větším množství dotazníků používejte filtry, abyste se rychle zorientovali.
- Dotazníky ve statusu Koncept nejsou viditelné pro koncové uživatele – je nutné je dokončit a publikovat.
- Před použitím volby Smazat se ujistěte, že již nebudete data potřebovat, protože smazání je nevratné.
¶ 6. Tokenizace dotazníků
Sekce pro správu tokenů – obr. 8
Tokenizace umožňuje vygenerovat speciální kódy (tokeny), pomocí nichž lze dotazníky embedovat do jiných systémů, webových stránek nebo aplikací. Každý token jednoznačně identifikuje dotazník a řídí přístup k jeho vyplnění.
Tato stránka slouží ke správě tokenů – jejich vytváření, filtrování a vyhledávání. Pokud ještě nebyly vytvořeny žádné tokeny, zobrazí se hláška „Žádné tokeny nebyly nalezeny. Začněte vytvořením nového tokenu pro embedování dotazníků.“
Obr. 8
Popis prvků na stránce
- Vyhledávací pole „Hledat token ID / název dotazníku“
Umožňuje vyhledat konkrétní token podle jeho ID nebo podle názvu dotazníku, ke kterému je token vázán. - Filtr „Statusy“
Slouží k omezení zobrazených tokenů podle jejich stavu (všechny statusy, aktivní, pozastaveno). - Filtr „Platnost“
Umožňuje vybrat tokeny podle doby jejich platnosti (libovolné, platné nyní, budoucí, minulé). - Filtr „Dotazníky“
Slouží k omezení zobrazení tokenů jen pro vybraný dotazník. - Tlačítko „Filtrovat“
Spustí vyhledávání a aplikuje nastavené filtry. - Tlačítko „Reset“
Zruší všechny nastavené filtry a zobrazí kompletní seznam tokenů. - Tlačítko „Tokenizovat dotazník“
Slouží k vytvoření nového tokenu. Po kliknutí se otevře formulář, kde správce definuje parametry tokenu (např. platnost, typ přístupu, vázaný dotazník).
¶ 7.Statistiky
V sekci Tokenizace dotazníků je možné u již tokenovaných dotazníků zobrazit statistiky odpovědí – viz obr. 9
Obr. 9
Statistiky se otevřou v novém okně prohlížeče – viz obr. 10
Obr. 10
¶ 8.Shrnutí
Aplikace zpětné vazby (AZV) představuje praktický nástroj pro jednoduchý a bezpečný sběr názorů uživatelů na poskytované služby. Správci sekce zde mají k dispozici funkce pro tvorbu, úpravu a správu dotazníků, jejich tokenizaci a základní nastavení. Díky tomu mohou efektivně získávat zpětnou vazbu, vyhodnocovat ji a následně využívat při zlepšování procesů a služeb.
Doporučení pro správce:
- Udržujte dotazníky stručné a srozumitelné, aby je uživatelé snadno vyplnili.
- Pravidelně sledujte statistické přehledy a využívejte exporty pro další analýzu.
- Při větším množství dotazníků pracujte s filtry a statusy, abyste si udrželi přehled.
- Dbejte na správné nastavení tokenů a jejich platnosti, aby byl zajištěn řízený přístup k dotazníkům.
Správné využívání těchto funkcí pomůže zajistit, že zpětná vazba bude kvalitním zdrojem informací pro rozhodování a další zlepšování služeb.